Entenda o que é a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e como os recursos da nuvem de produtividade do Microsoft 365 podem ajudar.
À medida que as empresas coletam uma quantidade cada vez mais expressiva de dados de seus clientes, colaboradores e leads, maior é a preocupação das pessoas em relação à própria privacidade.
Foi pensando nessa realidade que, em 2018, a União Europeia aprovou a GDPR (sigla para General Data Protection Regulation, ou Regulação Geral de Proteção de Dados em português). Embora a UE já contasse com leis de privacidade e proteção de dados anteriores ao momento da aprovação da GDPR, a lei surgiu para unificar e reforçar medidas relacionadas à segurança dos dados da população.
No Brasil, contamos com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a LGPD, que, após um complicado processo de aprovação marcado por várias mudanças de data, passou a valer em 2020, em plena pandemia.
A LGPD foi totalmente baseada nos preceitos da lei europeia, mas obviamente não é igual a GDPR. Considerando que a discussão sobre proteção e privacidade dos dados é recente aqui no Brasil, algumas questões referentes à nossa Lei Geral de Proteção de Dados ainda estão sendo amadurecidas.
Exemplo disso é a atuação da ANPD, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados, que deve orientar o processo de adequação à lei, mas ainda desperta muitas dúvidas até mesmo em profissionais do setor.
Mesmo assim, considerando que as sanções e multas previstas na LGPD já estarão valendo a partir de agosto de 2021, é indispensável já iniciar a jornada de compliance na sua empresa, independentemente de porte ou setor.
Nesse sentido, há três pilares essenciais na lei: pessoas, processos e tecnologia. No post de hoje, vamos destacar principalmente o último, trazendo como a integração do Microsoft 365, a suíte de aplicativos mais completa do mercado, ao dia a dia da sua companhia pode ajudar.
Aqui, separamos o processo de compliance em três momentos, respeitando a recomendação da própria Microsoft: 30 dias, 90 dias e depois de 90 dias. Em cada etapa, destacamos quais medidas são ideais e quais ferramentas podem ajudar. Se estiver interessado em adequar a sua empresa com a LGPD, clique aqui e fale com nossos especialistas.
Para começar, no entanto, precisamos definir rapidamente o que são os dados pessoais.
LGPD: quais são os dados pessoais?
A existência da LGPD é baseada ao redor da noção de dados pessoais. Por isso, para entender de fato as adequações necessárias na empresa, é importante saber quais dados entram no escopo da lei.
Na prática, um dado pessoal é aquele que permite a identificação de uma pessoa – sendo o CPF, e-mail, endereço e data de nascimento alguns dos principais exemplos. Vale pontuar que existem, ainda, os dados pessoais sensíveis, que também permitem a identificação de pessoas, mas são ainda mais delicados, pois envolvem questões como religião, posicionamento político, etnia, histórico de saúde e mais.
Dada a seriedade do assunto, é irresponsável encarar a LGPD de forma leviana – e entendê-la é o primeiro passo.
Como se adequar à LGPD
30 dias: ações rápidas e de baixo impacto
As primeiras ações em direção à adequação devem ser inicialmente baseadas em entender o que é a Lei Geral de Proteção de Dados e, assim, avaliar em que passo está a sua empresa.
Nesse momento, é importante contar com uma empresa parceira da Microsoft – e qualificada em LGPD – para auxiliar na avaliação, já que seus profissionais saberão qual é o padrão de referência a ser respeitado e, com o suporte do Centro de Conformidade do Microsoft 365, poderão traçar uma jornada de compliance específica à realidade da sua organização.
Logo no começo do processo também já é indispensável investigar quais dados pessoais a companhia está armazenando – e onde eles estão. Essa pesquisa deve ser feita de forma extensiva e detalhada, a fim de cobrir todas as lacunas e possibilidades. Aqui, estamos nos referindo às caixas de e-mail, pastas públicas, sites do SharePoint Online e OneDrive for Business, Microsoft Teams e até Grupos do Microsoft 365.
No entanto, sabemos que essa pesquisa não é das mais fáceis e, por isso, o apoio de uma empresa parceira tem sua importância reforçada nesse momento.
Ferramentas que podem ajudar: Ferramenta de Avaliação de GDPR, Centro de Conformidade do Microsoft 365, Pesquisa de Conteúdo, Descoberta Eletrônica Avançada (Advanced eDiscovery, em inglês).
90 dias: ações planejadas e mais demoradas, mas essenciais
Passado o momento inicial de descoberta e compreensão da LGPD, é hora de dar mais um passo na jornada de adequação e partir para ações mais robustas, planejadas e, assim, um pouco mais longas.
Aqui, as ferramentas do Microsoft 365 têm um impacto ainda mais significativo no processo e facilitam consideravelmente o seu andamento.
Em primeiro lugar, é hora de implementar de fato os requisitos de compliance. Nessa etapa é importante instruir os seus colaboradores a identificar e classificar os dados pessoais que mencionamos no começo do texto.
Isso pode ser feito por meio de um esquema de classificação e rótulos associados para os e-mails, sites de intranet e OneDrive for Business e os Grupos do Microsoft 365 – os mesmos aplicativos que destacamos na seção anterior.
Em seguida, é hora de evitar violações de dados e implantar processos de segurança no dia a dia. Os usuários do Microsoft 365 têm uma enorme vantagem nesse sentido, já que a nuvem de produtividade contém diversos recursos para encaminhar esse processo de adequação à LGPD de forma simples e inteligente.
É possível, por exemplo…
1. Habilitar a autenticação multifator (MFA), reforçar políticas de identidade que ajudam a definir exatamente quem deve acessar quais dados e implementar recursos que monitoram (e bloqueiam) atividades maliciosas;
2. Configurar políticas de prevenção contra a perda de dados para monitorar e proteger dados pessoais e confidenciais em documentos e e-mails;
3. Implementar o Microsoft Defender e bloquear os ataques cibernéticos mais comuns, principalmente e-mails de phishing e compartilhamento de documentos contendo links prejudiciais.
Ferramentas que podem ajudar: Gerenciador de Conformidade da Microsoft, Proteção de Informações do Microsoft 365 para GDPR e Proteção Avançada contra Ameaças do Microsoft Defender.
Depois de 90 dias: proteção contínua e gestão de dados
Tomadas as principais decisões e implementadas as configurações iniciais de conformidade à LGPD, sua empresa deve estar preparada para gerir os dados e protegê-los de maneira contínua.
Na prática, isso implica na aplicação automática de rótulos em dados pessoais presentes em documentos e e-mails, implementação de políticas de acesso condicional via Microsoft Intune e configurar princípios de retenção de dados – afinal, é importante definir por quanto tempo as informações serão armazenadas pela sua empresa.
Esse último item deve, inclusive, estar presente na sua Política de Privacidade e em eventuais contratos que impliquem na coleta de dados pessoais.
Considerando a quantidade cada vez mais expressiva de dados que transitam pelas empresas diariamente, é importante monitorar continuamente o status de conformidade da sua organização.
Para tal, você pode utilizar as Políticas de Alertas do Microsoft 365, receber relatórios de prevenção de perda de dados e ativar notificações avançadas e personalizadas de acordo com as atividades dos usuários.
Sendo uma empresa internacional, a Microsoft permite que você atenda aos requisitos de segurança da LGPD por meio de políticas e ferramentas constantemente aprimoradas.
Ferramentas que podem ajudar: Gestão de Dados Avançada do Microsoft 365, Microsoft Intune, Governança Avançada de Dados, Rótulos do Microsoft 365, Políticas de Alertas do Microsoft 365, Microsoft Cloud App Security.
Veja mais sobre como você proteger os dados da sua empresa clicando aqui.
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