Começando a adequação à LGPD com o Microsoft 365

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma preocupação crescente para empresas que coletam dados de clientes, colaboradores e leads, especialmente à medida que a privacidade pessoal se torna cada vez mais importante. Em 2018, a União Europeia aprovou a General Data Protection Regulation (GDPR), uma lei que unificou e reforçou medidas relacionadas à segurança de dados em toda a UE. No Brasil, a LGPD entrou em vigor em 2020, embora a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) ainda esteja amadurecendo suas orientações de adequação à lei.

Apesar disso, as sanções e multas previstas na LGPD entraram em vigor em agosto de 2021, o que significa que todas as empresas, independentemente de porte ou setor, precisam começar sua jornada de conformidade com a lei. O processo de conformidade é baseado em três pilares essenciais: pessoas, processos e tecnologia. Este artigo se concentrará no último pilar, destacando como a suíte de aplicativos Microsoft 365 pode ajudar a integrar a conformidade com a LGPD na rotina diária da empresa.

A Microsoft recomenda dividir o processo de conformidade em três etapas: 30 dias, 90 dias e depois de 90 dias. Em cada etapa, é importante identificar quais medidas são ideais e quais ferramentas podem ajudar. No entanto, é fundamental entender o que são dados pessoais para se adequar à LGPD.

Dados pessoais incluem qualquer informação que possa ser usada para identificar uma pessoa, como CPF, e-mail, endereço e data de nascimento. Existem também dados pessoais sensíveis, que são ainda mais delicados, pois envolvem questões como religião, posicionamento político, etnia e histórico de saúde. Compreender o escopo dos dados pessoais é o primeiro passo para se adequar à LGPD de forma responsável.

 

Adequando-se à LGPD: Etapa de 30 dias com ações rápidas e de baixo impacto

A primeira etapa de adequação à LGPD deve começar com uma avaliação da situação atual da empresa em relação à lei. É importante buscar a ajuda de uma empresa parceira da Microsoft, que seja qualificada em LGPD, para auxiliar na avaliação, definir o padrão de referência a ser seguido e traçar uma jornada de compliance específica para a organização, utilizando o suporte do Centro de Conformidade do Microsoft 365.

Logo no início do processo, é essencial investigar quais dados pessoais a empresa está armazenando e onde eles estão localizados. Essa pesquisa deve ser feita de forma extensiva e detalhada, incluindo caixas de e-mail, pastas públicas, sites do SharePoint Online e OneDrive for Business, Microsoft Teams e até Grupos do Microsoft 365. No entanto, sabemos que essa pesquisa pode ser complexa, e é por isso que a ajuda de uma empresa parceira é ainda mais importante nesse momento.

Algumas ferramentas podem ajudar nessa etapa, como a Ferramenta de Avaliação de GDPR, o Centro de Conformidade do Microsoft 365, Pesquisa de Conteúdo e Descoberta Eletrônica Avançada (Advanced eDiscovery, em inglês).

 

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